[摘要] 公证档案信息化工作是省司法厅2016年全省司法行政系统“实现五项工作进入全国先进的工作”之一和省委督导组重点督导的“三项工作”之一。
公证档案信息化工作是省司法厅2016年全省司法行政系统“实现五项工作进入先进的工作”之一和省委督导组重点督导的“三项工作”之一。为完成此项工作，秦皇岛市公证处采取了以下四项措施。一是成立以主任为组长的档案信息化建设工作领导小组，加强对此项工作的组织协调。二是做好前期准备工作。①摸底确定全处档案数量：档案局保管的1979年建处至2004年的公证档案共有28800件，处内保管2005年至2015年公证档案160018件，共计188818件。②调研市场，了解专业化档案扫描公司收费标准。③确定工作方案。对于档案局保管的那部分案卷由于时间较久远，纸张质量较差，扫描难度大，该处委托专业档案扫描公司进行操作。为节约经费，加快工作进度，对于处内保管的公证档案临时雇佣人员从事扫描。
两种方式同时进行。三是工作中科学管理。临时雇佣的10名人员按照拆订、扫描、制表、导入四个环节分组，流程化管理、流水线式操作，提高了工作效率。四是加强质量监管。对于扫描公司移交的数据及处内雇佣人员扫描的数据由专人负责验收。
秦皇岛市公证处于今年4月开始着手此项工作，截止12月中旬，已完成全部188818件档案的扫描录入，比省司法厅规定的完成时间提前了一年。目前，公证处已通过该系统进行档案借阅查询。
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